As funções que irão ser objeto de intervenção no âmbito desta operação estão associadas ao conhecimento dos diversos públicos e dos respetivos hábitos de consumo e a melhoria contínua do serviço público no País, à gestão eficiente da atividade da FCCB que apresenta a necessidade de otimização e implementação de novos instrumentos de gestão tendo em vista a racionalização de custos e processos e à diversificação do modelo de oferta de atividades e serviços, medindo e avaliando as respetivas estratégias.

Em 2019, no âmbito na sua missão e atribuições em matéria de serviço público, um projeto de transformação digital que pretende consolidar a sua estratégia e prioridades de modernização administrativa. Neste sentido, define as seguintes prioridades:

– A afirmação do conceito de “Cidade Aberta”, em particular no plano digital devido à sua abrangência territorial, eficiência nos meios e diversidade de públicos-alvo (cidadãos, famílias, empresas, artistas e comunidade).

– O desenvolvimento de uma estratégia de comunicação nos media (incluindo redes sociais) que reforce o seu posicionamento estratégico enquanto entidade de referência na oferta e fruição cultural.

– Uma evolução do modelo de oferta de bens e serviços, compatível com a missão da FCCB, que contribua para a melhoria da programação cultural a nível nacional (através de uma parceria com a Direção Geral do Património Cultural – DGPC, entidade integrada no Ministério da Cultura, com implantação nacional, por via da Lei e do conjunto de Museus e Monumentos Nacionais que tutela) e a redução de custos de contexto na sua fruição.

No presente ano de 2020, a FCCB pretende prosseguir com o cumprimento dos objetivos com que se comprometeu. Assim, e enquadrado no esforço permanente de refinação e exigência crescente com a qualidade dos serviços prestados, torna-se essencial a contínua adequação e qualificação dos seus recursos humanos e materiais. Reforçar os meios ao dispor da FCCB é, deste modo, considerado vital para a melhoria contínua do serviço público no País, impondo da FCCB um conjunto de upgrades aos processos estratégicos, instrumentos de gestão e procedimentos de relacionamento com a comunidade.

Em sede de candidatura foi definido um conjunto de objetivos representativos do âmbito do projeto, bem como dos resultados que se pretendem atingir:

Público 
Simplificar a utilização de serviços digitais e o acesso a conteúdos do website do CCB contribuindo para:

• Melhorar a experiência de utilização do website e a satisfação dos utilizadores, tornando-o mais user friendly;
• Aumentar a eficácia da comunicação da oferta cultural e corporativa;
• Conquistar e fidelizar novos públicos, através de sinergias entre a atividade corporativa e cultural;
• Diminuir as assimetrias no consumo de conteúdos e da oferta cultural e reduzir os custos de contexto na sua fruição.

Produção 
Otimizar a produção permitindo:

• Facilitar a colaboração e comunicação interna entre as equipas, departamentos e entidades da área da cultura;
• Aumentar a produtividade das equipas e dos recursos à disposição da FCCB (incluindo salas e outros espaços/ infraestruturas);
• Simplificar o processo de utilização dos espaços para eventos, conferências e espetáculos;
• Expandir e diversificar o público-alvo da FCCB, através da difusão de conteúdos culturais no âmbito do protocolo de colaboração com a DGPC;
• Diferenciar a oferta de serviços de organização de eventos corporativos.

Recursos
Adaptar os recursos e as competências digitais contribuindo para:

• Conhecer e partilhar boas práticas de colaboração e comunicação através de novas plataformas e meios digitais;
• Desenvolver e consolidar as competências dos recursos humanos em matéria de colaboração digital;
• Promover a inovação e a melhoria contínua das práticas internas;
• Garantir a sustentabilidade dos ganhos de eficiência, eficácia e qualidade depois da execução da operação.

A implementação desta operação irá contribuir para um conjunto de objetivos que apresentamos por eixos de atuação:

Público, Produção e Recursos.

1. 1. Atividade 1. Revisão do modelo de relação com público
      
      O principal objetivo desta atividade é simplificar a utilização de serviços digitais e o acesso a conteúdos do website do CCB. Para o efeito será, por um lado, modernizada a imagem e estrutura do website da FCCB, de acordo com as regras de usabilidade e acessibilidade de forma aumentar o total de visitantes e a duração média das visitas.Por outro lado, irão ser adotadas medidas de melhoria da gestão da relação com os vários segmentos de público, e também os clientes do Centro de Congressos e Reuniões.Assim, esta atividade pretende contribuir para os seguintes objetivos:a) Melhorar a experiência de utilização do website e a satisfação dos utilizadores, tornando-o mais user friendly;
      b) Aumentar a eficácia da comunicação da oferta cultural e corporativa;
      c) Conquistar e fidelizar novos públicos, através de sinergias entre a atividade corporativa e cultural;
      d) Diminuir as assimetrias no consumo de conteúdos e da oferta cultural e reduzir os custos de contexto na sua fruição.Atividade 2. Adoção de práticas e soluções inovadoras na produção e gestão de eventos Culturais e ComerciaisA programação cultural de espetáculos, exposições e conferências e a gestão de eventos comerciais fazem parte da atividade principal da FCCB.
      Nesse sentido, a sua otimização deverá contribuir para o seguinte:
      a) Facilitar a colaboração e comunicação interna entre as equipas, departamentos e entidades da área da cultura;
      b) Aumentar a produtividade das equipas e dos recursos à disposição da FCCB (incluido salas e outros espaços/ infra-estruturas);
      c) Simplificar o processo de utilização dos espaços para eventos, conferências e espetáculos;
      d) Expandir e diversificar o público-alvo da FCCB, através da difusão de conteúdos culturais no âmbito do protocolo de colaboração com a DGPC;
      e) Diferenciar a oferta de serviços de organização de eventos corporativos.Atividade 3. Adaptação dos recursos e das competências digitaisA adaptação dos recursos e das competências digitais pretende contribuir para o seguinte:
      a) Conhecer e partilhar boas práticas de colaboração e comunicação através de novas plataformas e meios digitais;
      b) Desenvolver e consolidar as competências dos recursos humanos em matéria de colaboração digital;
      c) Promover a inovação e a melhoria contínua das práticas internas;
      d) Garantir a sustentabilidade dos ganhos de eficiência, eficácia e qualidade depois da execução da operação.

      Atividade 4. Divulgação de resultados da operação

      A inclusão de uma atividade direcionada para a divulgação da operação assenta na sua importância para a continuidade dos efeitos da operação, ie, na manutenção e partilha dos resultados de eficiência e eficácia desenvolvidos.

      Para o efeito, pretende-se dar a conhecer as alterações introduzidas na FCCB, levando os cidadãos, empresas e colaboradores a adotarem as novas metodologias e a abandonarem as anteriores. Assim, a atividade 4 irá contribuir para:

      a) O reforço da notoriedade da FCCB;
      b) A divulgação externa e interna das novas práticas, serviços e oferta cultural à disposição da sociedade.

      Atividade 5. Monitorização e apoio à transformação digital

      Por ultimo, a atividade 5 deve acompanhar a implementação das restantes atividades identificadas de forma a garantir as condições necessárias para o cumprimento de prazos, a qualidade técnica e funcional das soluções e a satisfação das expectativas dos vários stakeholders.
      Adicionalmente, esta atividade irá contribuir para:
      a) Garantir a comunicação de reports internos e externos sobre a execução da operação, de forma a manter as chefias informadas, e incentivar a sua intervenção quando necessário;
      b) Definir e manter atualizado o plano de projeto com os respetivos milestones e atividades;
      c) Assegurar a articulação dos diferentes intervenientes de forma a cumprir de forma cabal as iniciativas candidatadas;
      d) A definição de um plano de mundança e o seu cumprimento;
      e) Garantir uma resposta a pedidos de esclarecimentos de forma atempada, completa e em conformidade com as regras do Programa Operacional.

      A DGPC, instituição que formalizou um protocolo de cooperação com a FCCB no âmbito desta operação, tem a seu cargo a gestão directa de 23 monumentos e museus. Esses equipamentos, que estão distribuídos no território nacional, incluindo nas regiões NUTS II do Norte, Centro e Alentejo, são um factor crítico para a difusão de benefícios da operação nessas regiões.

      Em particular, a operação pretende atrair, expandir e diversificar os potenciais turistas, sobretudo aqueles que procuram oferta cultural contemporânea, de qualidade e relevante, no âmbito dos circuitos turísticos nas regiões mencionadas.

      Este crescimento e diversificação do público-alvo, e em particular a ausência de sazonalidade no turismo cultural, irá contribuir para o aumento da despesa com alojamento, restauração, serviços turísticos, taxas e impostos municipais, entre outras, com efeitos significativos na competitividade e emprego nessas regiões.

      Adicionalmente, importa referir a eliminação dos custos de contexto necessários para fruição de oferta cultural, e a consequente redução de assimetrias entre os residentes da AML e as NUTS II do Centro, Alentejo e Norte.

      Por ultimo, é relevante mencionar a afirmação e integração da oferta cultural das regiões mencionadas, nos circuitos internacionais de produção e co-produção artística promovidos pela FCCB.